تبلیغات
سایت‌جامع‌مهندسی‌صنایع - نگرشی از منظر صنعت خودرو بر استانداردISO19011:2002(صنایع خودروسازی)
                            

اضافه به علاقه مندی ها !        این سایت را صفحه خانگی خود كنید!            تماس با مدیر سایت     

ورودشمارابه این سایت خوش آمد می گوئیم . آرمان ما برخورداری از ایرانی پیشرو ، مترقی و دانایی‌محور است و آرزوی ما رسیدن به قله‌های سربلندی و افتخار برای تمامی ایرانیان در هر نقطه از جهان .

مهندس‌سید‌مجتبی‌حسینی‌پارسا
smhparsa@yahoo.com

 


                    WWW
MOJTABA-PARSA.IR





کاربر محترم ، سایت مهندسی صنایع ایران به چه میزان توانسته است در ارتقای سطح و افزایش دانش شما در زمینه مهندسی صنایع و مفاهیم مرتبط با آن موثر عمل نماید ؟ 




كلیدواژگان‌این‌مطلب: ممیزی دوم شخص ، ممیزی سوم شخص ،

ایجاد ساختار سیستم‌های مدیریت كیفیت یكی از ارزشمندترین دستاوردهای بشری برای دستیابی به اهداف استراتژیك است. در این زمینه، ممیزی سیستم كیفیت به عنوان یكی از مهم‌ترین فرایندهای سیستم مدیریت، نقش بسزایی در شناخت میزان اثربخشی و كارایی اجزای سیستم كیفیت دارد و در آن، ممیز نقشی بسیار مهم را بازی می‌كند.این مقاله، كه حاصل یك دهه تجربه عملی ارزیابی شركت‌های قطعه‌سازی است در واقع روایت صرفاً نظری استاندارد 19011:2002 ISO بوده و «راهنمای ممیزی سیستم‌های مدیریت كیفیت و / یا محیط زیست» را به زبانی ساده ارائه می‌دهد. همچنین موارد مهم و اساسی استاندارد یادشده و نیز نكات و پیشنهاداتی در زمینه اثربخشی و كارایی فرایند ممیزی را توضیح می‌دهد. بدیهی است كه علم ممیزی كیفیت با اندوخته تجربیات گذشته، رشد بسزایی پیدا كرده، اما دیدگاه‌ها و رویكردهای جدید، همواره می‌توانند راهگشا و ثمربخش باشند. 

ایجاد ساختار سیستم‌های مدیریت كیفیت یكی از ارزشمندترین دستاوردهای بشری برای دستیابی به اهداف استراتژیك است. در این زمینه، ممیزی سیستم كیفیت به عنوان یكی از مهم‌ترین فرایندهای سیستم مدیریت، نقش بسزایی در شناخت میزان اثربخشی و كارایی اجزای سیستم كیفیت دارد و در آن، ممیز نقشی بسیار مهم را بازی می‌كند.

این مقاله، كه حاصل یك دهه تجربه عملی ارزیابی شركت‌های قطعه‌سازی است در واقع روایت صرفاً نظری استاندارد 19011:2002 ISO بوده و «راهنمای ممیزی سیستم‌های مدیریت كیفیت و / یا محیط زیست» را به زبانی ساده ارائه می‌دهد. همچنین موارد مهم و اساسی استاندارد یادشده و نیز نكات و پیشنهاداتی در زمینه اثربخشی و كارایی فرایند ممیزی را توضیح می‌دهد. بدیهی است كه علم ممیزی كیفیت با اندوخته تجربیات گذشته، رشد بسزایی پیدا كرده، اما دیدگاه‌ها و رویكردهای جدید، همواره می‌توانند راهگشا و ثمربخش باشند. 

رویكرد فرایندی ممیزی سیستم كیفیت

در رویكرد فرایندی ممیزی سیستم كیفیت، الزامات استاندارد نظام مدیریت كیفیت و انتظارات مدیریت یك سازمان از مجموعه خود با مدیریت برنامه ممیزی توسط ممیزان با صلاحیت مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد و مشخص می‌شود كه آیا سازمان توانسته است نیازمندی‌های استاندارد و خواسته‌های مدیریت را براورده سازد یا خیر؟ به بیانی دیگر، ورودی‌های این فرایند، خواسته‌های استاندارد و انتظارات مدیریت سیستم و خروجی آن، تعیین میزان اثربخشی و كارایی اجزای سیستم كیفیت است.

الگوی فرایندی ممیزی سیستم كیفیت بر مبنای چرخه PDCA (برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی و اقدام) تمامی فعالیت‌های لازم در ممیزی كیفیت را به یكدیگر ارتباط می‌دهد. در این الگو، ممیزی برای براورده‌سازی اهداف و انتظارات، براساس مدیریت برنامه‌های ممیزی، طی چندین مرحله انجام می‌شود و در نهایت به گزارش‌هایی منجر می‌شود كه به فرایند ممیزی از نقطه‌نظر ممیز و ممیزی شونده، قابلیت تحلیل می‌بخشد. بر مبنای این تحلیل‌ها، اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر انجام خواهند شد. 

مدیریت برنامه‌های ممیزی

هر سازمانی، برای افزایش موفقیت، كارایی و اثربخشی فعالیت‌های خود نیاز به ممیزی دارد. لذا اهمیت دادن به نقش ممیزان، بسیار مهم بوده و بی‌توجهی به آن، موجب عدم براورده شدن كامل اهداف سازمانی و انتظارات مدیریتی خواهد شد. مهم‌ترین مواردی كه باید در مدیریت برنامه‌های ممیزی مدنظر باشند عبارتند از:

  • تامین منابع موردنیاز برای انجام درست فرایند ممیزی
  • گزینش صحیح ممیزهای موردنیاز متناسب با هدف، روش، محدوده و اطلاعات ممیزی
  • برنامه‌ریزی و اجرای آموزش‌های لازم برای ارتقای سطح كیفی و بهبود مهارت‌های ممیزان
  • ثبت و نگهداری سوابق ممیزان و تجزیه و تحلیل عملكرد آنها
  • ارزیابی برنامه ممیزی و برنامه‌ریزی برای بهبود آن بدیهی است كه ممیزی موفق و اثربخش، نتیجه فعالیت ممیزان باتجربه و كارامد است. لذا ویژگی‌ها و خصوصیات ممیز از اهمیت بسزایی برخوردار است. در بخش پایش و بازنگری برنامه ممیزی، به عوامل موفقیت و ناكامی ممیزی اشاره خواهیم كرد.

اهداف و محدوده برنامه ممیزی

در بررسی سیستم‌های كیفیت، ممیزی می‌تواند توسط پرسنل داخل سازمان و یا خارج آن، انجام شود. با این نگرش، ممیزی به سه دسته اول شخص و دوم شخص و سوم شخص تقسیم‌بندی می‌شود.

1. ممیزی اول شخص

در این ممیزی، عمدتاً تمركز بر روی براورده‌سازی خواسته‌ها و انتظارات مدیریت مجموعه بوده و دارای اهداف ذیل است:

  • اطمینان از براورده‌شدن خواسته‌های مشتری
  • مراقبت برنامه‌ریزی شده از نظام مدیریت كیفیت
  • تعیین میزان كارایی و اثربخشی فرایندها
  • بررسی میزان براورده‌شدن اهداف كیفی سازمان
  • فراهم كردن زمینه‌های اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و اطمینان از صحت انجام آنها
  • اطمینان از ثبت الزامات در سازمان (مستندسازی)

2. ممیزی دوم شخص

این ممیزی، توسط مشتری انجام می‌شود و میزان براورده شدن خواسته‌ها، الزامات و انتظارات آن در كارخانه پیمانكار فرعی، مورد ممیزی قرار می‌گیرد.

مهم‌ترین اهداف ممیزی دوم شخص عبارتند از:

  • اطمینان از صلاحیت پیمانكار فرعی در انجام خدمت موردنظر به مشتری
  • اطمینان از سیستم كیفیت فرایند تولید پیمانكار فرعی
  • اطمینان از به روز شدن خدمات با توجه به نیاز مشتری
  • اطمینان از كیفیت مستمر خدمات

3. ممیزی سوم شخص

این ممیزی، توسط شركت‌های ذیصلاح و صادركننده گواهینامه استاندارد كیفیت انجام می‌شود. مثلاً، ممیزی‌های ISO14000، ISO/TS 16949، OHSAS18000 توسط شركت‌های صادركننده گواهینامه انجام می‌شود. مدیران شركت‌ها با اهداف و انتظارات ذیل در صدد اخذ این گواهینامه‌ها برمی‌آیند:

  • ثبت در لیست سازمان‌های دارای نظام كیفیت معتبر
  • الزام مشتری در كسب گواهینامه‌های معتبر بین‌المللی
  • همكاری در اطمینان از ارائه خدمات با كیفیت به مشتریان
  • اطمینان از تطابق سیستم كیفیت با سطح استانداردهای بین‌المللی
  • ایجاد حساسیت در پرسنل سازمان در زمینه ارائه خدمات در سطح استانداردهای بین‌المللی

 اجرای برنامه ممیزی

در این مرحله، برنامه ممیزی براساس مسئولیت‌ها، منابع و روش‌های كاری، اجرا می‌گردد.

در بخش فعالیت‌های اجرایی ممیزی، این موضوع را شرح خواهیم داد.

 

پایش و بازنگری برنامه ممیزی

مدیریت برنامه‌های ممیزی، باید روشی برای اندازه‌گیری و تحلیل میزان موفقیت ممیزی را طرح‌ریزی و اجرا كند. برای انجام ممیزی موفق، باید موارد ذیل مورد توجه ممیزان قرارگیرد:

  • توجه به هدف‌گذاری فرایند مورد ممیزی، ارتباط آن با دیگر فرایندها و هم‌جهتی با اهداف سازمان
  • تسلط بر دانش فنی فرایند مورد ممیزی
  • شناسایی فعالیت‌های از قلم افتاده در فرایند مورد ممیزی
  • یافتن منابع خطا و پیگیری علت‌ها، نه معلول‌ها
  • صراحت در بیان نقطه‌نظرها و دیدگاه‌ها
  • ایجاد محیطی صمیمی و نیز برانگیختن حس مشاركت در تیم ممیزی شونده برای پاسخگویی روشن و صریح
  • ارائه راه‌حل برای مسائل و مشكلات سیستم
  • تصمیم‌گیری و قضاوت براساس مشاهدات قابل اثبات
  • عدم توجه به مغایرت‌هایی كه اهمیت چندانی ندارند و برای مدیریت مجموعه، جذاب نیستند
  • وجود حس انتقادپذیری و پذیرش خطاهای احتمالی

مهم‌ترین عوامل شكست و ناكارایی ممیزی عبارتند از:

  • عدم آشنایی ممیز با دانش فنی فرایند مورد ممیزی
  • عدم درك ممیزی شونده از خواسته‌ها و انتظارات ممیز
  • مشكل داشتن با شخص ممیز
  • مقاومت در برابر روش ممیزی
  • عدم تمایل ممیزی شونده به پاسخگویی
  • از بین رفتن وقت ممیزی به دلیل بحث‌های بیهوده و حاشیه‌ای
  • عدم پذیرش موارد عدم تطابق توسط ممیزی‌شونده
  • عدم پیگیری اقدام اصلاحی

 فعالیت‌های اجرایی ممیزی

1. تعیین هدف ممیزی: در اولین مرحله، اهداف ممیزی تعیین می‌شود.

2. تعیین روش ممیزی: روش ممیزی می‌تواند از نوع سیستم مدیریت كیفیت، فرایند كاری و یا محصول باشد كه هر كدام، ویژگی‌ها و خصوصیات خاص خود دارند.

  • سیستم مدیریت كیفیت: یك سیستم كیفیت از چندین فرایند مرتبط تشكیل شده است و پیچیدگی‌های زیادی می‌تواند در ارتباط بین آنها وجود داشته باشد. بین این فرایندها، می‌بایستی ارتباطی منطقی وجود داشته باشد. نگرش ممیز در این نوع ممیزی، نظام‌گرا بوده و اثربخشی و كارایی كل سیستم كیفیت، مدنظر است.
  • فرایندكاری: در یك فرایندكاری، چند فرایند ساده وجود دارد و ارتباط بین آنها چندان پیچیده نیست. در این نوع ممیزی، معمولاً فرایند ساخت، تولید و جریان تداركات موردبررسی قرار می‌گیرد. مهم‌ترین سوالات ممیزی فرایند در ارتباط با قابلیت و كارایی فرایند است. در این نوع ممیزی مدارك اجرا، كنترل و نظارت بر فرایند اهمیت زیادی دارند.
  • محصول: ممیزی محصول، فرایندی ساده است كه در آن، میزان تطابق مشخصات محصول تولیدی با مشخصات استاندارد، بدون درنظرگرفتن چگونگی فرایند تولید، سنجیده می‌شود. به بیانی دیگر، محصولاتی خاص كه در چندین كارخانه تولید شده‌اند، می‌توانند با یكدیگر مقایسه شوند.

3. تعیین محدوده ممیزی: محدوده ممیزی با توجه به هدف و روش ممیزی مشخص می‌شود. مثلاً، بررسی فرایند تولید قطعات پلاستیكی یك پیمانكار فرعی توسط مشتری، بیان‌كننده ممیزی شخص دوم از نوع فرایندكاری بوده و محدوده ممیزی، بررسی فرایند تولید پیمانكار با دستگاه تزریق است.

4. انتخاب تیم ممیزی: تیم ممیزی باید واجد صلاحیت لازم برای ممیزی باشد. اعضای تیم، علاوه بر دانش ممیزی باید با توجه به محدوده ممیزی، از دانش فنی لازم، تحصیلات، تجربه كاری و تجربه ممیزی نیز برخوردار باشند.

5. برقراری تماس اولیه با ممیزی شونده: در تماس اولیه با ممیزی شونده، هدف ممیزی، زمان ممیزی، اعضای تیم و محدوده ممیزی مطرح می‌شود.

6. بررسی مستندات: در این مرحله، به منظور شناخت اولیه از سیستم جاری، مستندات سیستم كیفیت و سوابق آن بازبینی می‌شود.

7. تعیین طول دوره ممیزی: طول دوره ممیزی به عوامل متعددی نظیر روش ممیزی، نوع تكنولوژی، ساختار سازمانی و گستردگی فرایند بستگی دارد. با توجه به جمیع این عوامل، تعداد نفر روز ممیزی مشخص می‌شود.

8. اعلام برنامه ممیزی به ممیزی شونده: با توجه به مراحل قبلی، برنامه ممیزی باید تهیه و برای ممیزی شونده ارسال شود. در این برنامه، باید نوع، محدوده، تاریخ، اعضای تیم، طول دوره و جدول زمانبندی ممیزی مشخص شده باشد.

9. اجرای ممیزی: عناوین مراحل اجرای یك ممیزی عبارتند از:

الف- جلسه افتتاحیه

ب- اجرای ممیزی بر طبق برنامه پیش‌بینی شده

پ- تصمیم‌گیری در مورد مغایرت‌های شناسایی شده

ث- جلسه اختتامیه

هر كدام از مراحل فوق در اجرای موفق ممیزی موثر بوده و به همین دلیل توضیح آنها ضروری به نظر می‌رسد.

الف- جلسه افتتاحیه:

در فرایند ممیزی، مذاكرات مقدماتی در جلسه افتتاحیه انجام می‌شود. در این جلسه مسئول تیم ممیزی فعالیت‌های ذیل را انجام می‌دهد:

  • بیان هدف ممیزی
  • معرفی همكاران
  • هماهنگی‌های نهایی با تیم ممیزی شونده به هنگام اجرای موثر برنامه ممیزی. در صورت نیاز برنامه ممیزی می‌تواند تغییر یافته و اصلاح شود.

ب- اجرای ممیزی بر طبق برنامه پیش‌بینی یا اصلاح شده.

پ- تصمیم‌گیری در مورد مغایرت‌های اعلام شده: مغایرت‌ها باید به صورت مكتوب درآیند تا امكان ممیزی آنها در آینده میسر باشد. نكته حائز اهمیت این است كه تعداد مغایرت‌ها مهم نبوده و مقدار تاثیر آنها بر كیفیت محصول اهمیت دارد. یك ممیز باید بتواند قضاوت كند كه این مغایرت‌ها چه مقدار بر كیفیت محصول اثر دارند. این امر، مهم‌ترین ملاك در تصمیم‌گیری نتیجه ممیزی است. هنگام تصمیم‌گیری نهایی، لازم است اعضای تیم ممیزی با یكدیگر همفكری كرده و به اتفاق نظر برسند.

مغایرت‌ها می‌توانند (major و یا minor) باشند و تنها در صورتی در ملاحظات گزارش قرار می‌گیرند كه باعث كاهش اثربخشی و كارایی شوند.

ت- جلسه اختتامیه: در این جلسه، سر ممیز باید نقاط قوت و ضعف عمده سیستم را برای تیم ممیزی شونده بیان كند. بهتر است تمامی اعضای تیم ممیزی در مورد اهم مشاهدات خود صحبت كنند. این امكان وجود دارد كه ممیزی شونده، بعضی نقاط ضعف ارائه شده را نپذیرد. در این صورت، سر ممیز و یا یكی از اعضای تیم ممیزی بهتر است با ارائه شواهد عینی اثبات شده، ممیزی شونده را قانع سازد. در این جلسه، لازم است در مورد محدوده زمانی اجرای اقدامات اصلاحی توافق كلی صورت پذیرد.

گزارش ممیزی: گزارش ممیزی، شالوده فرایند ممیزی بوده و در آن باید تمامی اطلاعات ممیزی نظیر اسامی ممیزان و ممیزی‌شوندگان، زمان ممیزی، هدف و محدوده ممیزی، مغایرت‌های مشاهده شده، نیاز الزامات، شواهد عینی و زمان پیگیری برنامه اقدامات اصلاحی درج شود. این گزارش، محرمانه بوده و فقط در اختیار افرادی قرار می‌گیرد كه از قبل به صورت مكتوب مشخص شده‌اند. این گزارش، توسط تیم ممیزی و با مسئولیت سر ممیز تهیه می‌شود.

تیم ممیزی شونده باید برنامه اجرایی اقدامات اصلاحی خود را برای ممیزی‌كننده ارسال كند تا در ممیزی مراقبتی، صحت اجرایی و اثربخشی آنها موردبررسی قرار گیرد.

 بهبود تاثیر اقدام اصلاحی گزارش ممیزی

انجام اقدامات اصلاحی مندرج در گزارش ممیزی، باید پیگیری شوند. این اقدامات با توجه به نوع گزارش، متفاوت هستند. انواع گزارش ممیزی به سه دسته تقسیم می‌شود.

  • گزارش ممیزی داخلی
  • گزارش ممیزی شخص دوم (مشتری)
  • گزارش ممیزی شخص سوم

در حالت اول گزارش باید توسط مدیریت سازمان پیگیری شود، اما در حالت دوم ممیزی شونده باید برنامه پیش‌بینی اقدامات اصلاحی را به تایید مشتری برساند، تا بر طبق آن، مشتری نظارت‌های لازم را برای بهبود اثربخشی آنها به عمل آورد. در این حالت، مشتری می‌تواند یك نسخه از گزارش را برای ممیز شخص سوم ارسال كند تا در ممیزی بعدی (برای اعطای گواهینامه و یا تمدید آن) لحاظ شود.

در حالت سوم، ممیزی شونده باید گزارش پیگیری بهبود را برای ممیز شخص سوم ارسال كند تا بتواند گواهینامه خود را در بازدیدهای دوره‌ای مراقبتی تمدید كند.

منبع: دوره تربیت ممیز كیفیت از موسسه اطلاعات و برنامه‌ریزی آموزشی ویرایش سال 1380.


تفكر ناب چیست و چه اصولی دارد ؟تفكر ناب
تولید ناب و برتریهای آن بر تولید انبوه !،تولید ناب
مقایسه تولید دستی وتولید ناب،تولید ناب
با متدولوژی مهندسی معكوس آشناتر شویم !
مهندسی معكوس چیست ؟
سیزده گام تا نت در كلاس جهانی
انواع سیستم نگهداری وتعمیرات،نت
از سیر تحولات تعمیرات و نگهداری بیشتر بدانیم ،نت
نقش الگوی سرآمدی در کسب مزیت رقابتی(مدیریت كیفیت)،
موفقیت در اجرای مهندسی ارزش،(مهندسی ارزش)
کاربرد نمودار علت و معلول،مدیریت كیفیت
نرم‌افزار شناسی مهندسی صنایع،عمومی
رابطه راهبرد سازمان با مدیریت كیفیت جامع،مدیریت كیفیت جامع
مدیریت دانش در سازمانهای یادگیرنده،مدیریت دانش
مدیریت دانش و دلایل اهمیت آن،مدیریت دانش
مدل کارت امتیازی متوازن Balanced Score Card model ،عمومی
نهادینه كردن خلاقیت ونوآوری در سازمان،تفكرخلاق و كارآفرینی
تغییرات استاندارد (ایزو 9001) ویرایش چهارم ،بخش نخست
تاریخچه مهندسی ارزش و لزوم اجرای آن
تغییرات استاندارد (ایزو 9001) ویرایش چهارم ،بخش پایانی

كپی‌ برداری از محتویات سایت تنها با ذكر منبع مجاز می‌باشد
All Rights Reserved 2007-2008 © by www.mojtaba-parsa.ir
 All Rights Reserved 2007-2008 © by mojtaba parsa
                        Free counter and web stats